Сколько канапе на человека для коктейльной вечеринки

Сколько канапе заказывать? Ответы на 10 главных вопросов по планированию мероприятий

• Сюзанна
• 7 марта 2019 г. 15 февраля 2022 г.
• Продуманное лидерство

Сколько канапе мне заказать? Что, если пойдет дождь? Нужно ли мне приносить собственный кабель HDMI?

Помните: единственный глупый вопрос — это тот, который вы не задаете.

Независимо от того, являетесь ли вы начинающим организатором мероприятий или опытным ветераном, у вас всегда будут вопросы. Сэкономьте время с помощью этого удобного контрольного списка из десяти вопросов, которые наша команда по конференциям и мероприятиям слышит чаще всего.

Сколько канапе мне заказать?

Для часового фуршета с напитками закажите от четырех до шести канапе на человека. Если это перед грандиозным ужином, четырех должно быть достаточно. Для более длительных мероприятий добавляйте еще от двух до четырех штук в час.

Пикантные канапе всегда более популярны; если вы подаете соленое и сладкое, стремитесь к соотношению примерно 4:1.

Сколько люди будут пить?

На вечерних мероприятиях принято давать по три бокала вина на каждого гостя. Для мероприятий, проводимых в течение всего дня, и свадеб планируйте один стакан в час обслуживания.

Чтобы облегчить ваши расчеты, стандартная бутылка вина (75 cl) дает пять бокалов. Игристое вино и шампанское дают семь бокалов на бутылку.

Обязательно предлагайте много безалкогольных напитков и воды.

Могу ли я принести свою еду?

Это будет зависеть от места проведения, но в большинстве случаев питание входит в пакет мероприятий. Это по практическим причинам: у них будут налаженные отношения с местными поставщиками и знакомство с кухней. Их опыт важен, особенно в уникальных и исторических местах; вы же не хотите, чтобы пришел сторонний поставщик и обнаружил, что его оборудование не помещается в лифте. Это также означает, что вы получаете выгоду от поставщика провизии, привыкшего регулярно управлять вечеринками вашего масштаба.

Одно исключение, которое часто делается, – это особые случаи, такие как дни рождения, когда профессионал часто готовит торт за пределами офиса.

Если мероприятие начнется в 18:30, во сколько на самом деле прибудут люди?

Совершенно пунктуальный или модно опаздывающий? Ожидайте медленного начала, но персонал у дверей и в гардеробе должен быть на месте, чтобы приветствовать гостей, которые пришли немного раньше. Между 18:45 и 19:00 будет самое загруженное время.

Один ключевой момент: чтобы усадить гостей на больших обедах, всегда требуется больше времени, чем вы ожидаете. Оставьте как минимум 15-25 минут между вызовом гостей, чтобы они заняли свои места, и началом обслуживания.

Что, если пойдет дождь?

Мероприятия на открытом воздухе могут стать жертвой британской погоды даже в разгар лета. Волна тепла может вызвать столько же проблем, поэтому с самого начала предусмотрите защиту от непогоды. Убедитесь, что есть здания или навесы, чтобы разместить значительную часть ваших гостей в помещении, независимо от погоды. Заранее узнайте, какие варианты на случай непредвиденных обстоятельств в дождливую погоду доступны в вашем заведении, от дополнительных мест до дополнительных комнат за отдельную плату.

Если прогноз действительно ненастный, оставайтесь на связи с гостями. Измените дресс-код, предложите уютные одеяла, попросите всех принести запасную брошку: они будут признательны, если вы будете держать их в курсе. Предлагайте и горячие напитки: глинтвейн, горячий шоколад или простая чашка чая действительно поднимают настроение.

Как рано мне нужно подтвердить номера и варианты питания?

Как можно скорее.

Сроки доставки еды существуют не просто так. Поиск свежих ингредиентов, заказ вина и других напитков, заказ даже на свежую булочку: все это требует планирования заранее. Имейте в виду, что официанты, планы столов и уборка также будут затронуты значительными изменениями в ваших номерах.

Тем не менее, каждое хорошее место знает, что для того, чтобы мероприятие прошло гладко, необходима гибкость. В то время как 3 рабочих дня — это обычное ограничение для окончательной обработки деталей (7 дней для масштабных изысканных ужинов), если вам нужно внести изменения после согласованного срока, немедленно сообщите об этом заведению. Регулярное и честное общение действительно помогает.

Где можно припарковаться?

Скорее всего, это будет вопрос, который ваши посетители будут задавать чаще всего, поэтому вам действительно нужно знать ответ.

Объекты будут знать свою вместимость парковки и ближайшие варианты, если у них нет собственной парковки. Убедитесь, что у вас есть четкие указания, которыми вы можете поделиться с гостями, а также любые особые условия, такие как пропуски на парковку, зарегистрированные номерные знаки и сборы. Стоит подъехать к месту проведения самостоятельно, чтобы убедиться, насколько легко его найти; Вы всегда можете запросить дополнительные вывески для вашего мероприятия.

Если у вас нет эксклюзивного доступа к месту проведения, будьте реалистами. Лучше установить переполненную парковку, предоставить альтернативный вариант парковки или настроить транспорт из хаба, чем начинать день с разочарованными водителями.

Наконец, на большинстве площадок есть удобные парковочные места для людей с ограниченными возможностями. Если у вас есть обладатели синего значка, попросите зарезервировать для них место.

В какое время я должен прибыть на место для установки?

Это действительно будет зависеть от типа события, но это важно. Координаторам площадок необходимо полное расписание на день, включая все элементы обстановки: стулья и столы, оформление, когда прибудут внешние поставщики и когда ожидается дополнительный персонал. Таким образом, если что-то выходит за рамки графика, это сразу становится очевидным, и у вас есть возможность исправить это так, чтобы ваши гости никогда не узнали.

Даже если у вас есть эксклюзивное право на использование площадки в день мероприятия, убедитесь, что вы знаете, когда вас ждут: вы не сможете попасть на площадку раньше этого времени. Имейте в виду, что специальное оборудование для мероприятий, такое как аудио-видео, реквизит и другие крупные предметы, может нуждаться в доступе через специальный вход, и должна быть завершена оценка рисков.

Нужно ли мне приносить собственный кабель VGA или HDMI?

Если на вашем мероприятии используются аудио- и видеоматериалы, такие как видео или презентации, вы хотите избежать технических заминок.

Большинство площадок, предназначенных для проведения конференций и мероприятий, готовы к работе с аудио и видео и могут даже иметь свою собственную команду специалистов, которая будет управлять всем для вас — как мы делаем здесь, в службе конференций и мероприятий Университета Бирмингема. Для небольших бутиков стоит спросить об этом.

Через какое время после закрытия бара все уйдут?

Лучше подумайте над этим вопросом наоборот: во сколько вы хотите, чтобы закончилось ваше вечернее мероприятие? Прекратите обслуживание за 30 минут до официального времени окончания. Если есть музыка или развлечения, это тоже должно закончиться.

Если вы хотите, чтобы все ушли вовремя, поговорите с персоналом заранее, чтобы договориться о включении основного света, чтобы обозначить конец вечера. Также полезно заказать такси и указать местные номера такси, особенно если вы находитесь в районе, не обслуживаемом Uber, и ваши гости привыкли его использовать.

Похожие сообщения

Продуманное лидерство

• 15 ноября 2022 г.

Планирование доступности

Доступность должна стоять на первом месте в списке любого специалиста по организации мероприятий. Вот как помнить об этом с самого начала

Продуманное лидерство

• 11 ноября 2022 г.

Руководство для начинающих по планированию рождественской вечеринки

Наступил ноябрь, а это может означать только одно: сезон рождественских вечеринок не за горами!